Wer beruflich im eBusiness unterwegs ist, freut sich bestimmt Tag für Tag über die wahre Flut von E-Mails, die den Posteingang überquellen lassen. Ein Problem für das es viele Lösungsmöglichkeiten gibt.
Die richtige Taktik um der Informationsflut beizukommen ist dabei oft eine Frage der Konsequenz in deren Umsetzung.
Ein oft genutzer Ansatz ist die Verwendung von Regeln. Damit erledigt Outlook, Thunderbird und Co. schon mal die grobe Strukturierung. Bei dieser Methode besteht allerdings die Gefahr, dass zwar der Posteingang immer gut aufgeräumt ist aber die Mails nicht gelesen werden. Nach dem Motto “Aus den Augen – aus dem Sinn”…
Eine ordentliche Ablagestruktur ist dennoch ein erster Ansatz um keine wichtigen Mails zu verschwitzen. Solch eine Struktur könnte dann wie folgt aussehen:
Ordnerstruktur im E-Mail Client
Basis dieser Struktur ist, dass jede E-Mail bis zum Feierabend gelesen – bzw. wenigstens angelesen wird.
Um den Stress, der durch E-Mails entsteht zu vermeiden, können natürlich noch viele weitere Methoden verwendet werden. Ganz ohne Strategie droht aber Chaos und spätestens, wenn die Anzahl der ungelesenen Mails über 20 geht macht es keinen Spass mehr…
Steht Ihre Ordnerstruktur, sollten Sie noch folgende Punkte beachten:
- Wenn eine Rückantwort per E-Mail erwartet wird, sollten Sie das innerhalb 24h erledigen
- Ironie in der E-Mail kommt oft nicht richtig rüber – besser darauf verzichten
- Wenn es kompliziert wird lieber den Telefonhörer in die Hand nehmen
- Ein klarer Betreff erhöht die Aufmerksamkeit beim Empfänger
